Compliance Tributário: boas práticas de gestão tributária para empresas

A gestão tributária é um conjunto de métodos e ferramentas essenciais para as empresas, garantindo que elas cumpram suas obrigações fiscais de maneira adequada e evitando riscos e sanções relacionados à sonegação de impostos. Nesse contexto, o compliance tributário se torna uma aplicação fundamental, assegurando que a empresa esteja em conformidade com a legislação fiscal e previdenciária, adotando boas práticas de gestão tributária.

Tema de fundamental importância para as empresas na manutenção da saúde financeira e segurança tributária das operações econômicas, utilizando boas práticas de gestão.

Confira e acompanhe até o final!

O que é um Planejamento Tributário Estratégico?

O planejamento tributário estratégico é um dos pilares de uma boa gestão tributária. Consiste na análise criteriosa da legislação fiscal e no desenvolvimento de estratégias para minimizar a carga tributária de forma lícita. Algumas boas práticas para elaborar um planejamento tributário estratégico incluem:

1. Conhecer a legislação tributária: É fundamental que a empresa tenha um profundo conhecimento das leis e regulamentos tributários aplicáveis ao seu negócio. Isso permite identificar oportunidades legais para reduzir a carga tributária, aproveitando incentivos fiscais, regimes especiais e deduções permitidas por lei.
2. Planejamento antecipado: O planejamento tributário deve ser feito de forma antecipada, levando em consideração os aspectos fiscais ao tomar decisões estratégicas, como a estruturação societária, aquisições ou expansões, posicionamento no mercado e previsão de resultados. Assim, é possível identificar os impactos tributários e adotar as medidas adequadas para otimizar a carga fiscal.
3.   Avaliação de riscos: Um bom planejamento tributário também envolve a análise dos riscos tributários envolvidos nas operações da empresa. Identificar os riscos permite adotar medidas preventivas para evitar contingências fiscais, passivo tributário a descoberto, questionamentos e autuações por parte dos órgãos fiscalizadores.

Qual a importância da Organização e Controle dos Registros Fiscais?

A organização e controle adequados dos registros fiscais são essenciais para o compliance tributário e para a segurança jurídica e financeira da empresa. Isso envolve:

1. A realização adequada dos cadastros fiscais;
2. A emissão dos documentos fiscais exigidos para cada tipo de sociedade, em especial os eletrônicos;
3. A correta escrituração de todos os livros fiscais, de acordo com as regras expostas no Projeto SPED (SPED FISCAL, SPED CONTRIBUIÇÕES, SPED CONTÁBIL, e-SOCIAL, e-LALUR, e a entrega dos arquivos eletrônicos;
4. A escrituração e entrega das declarações fiscais como DCTF, DIRF, DIPJ, DCE, PERDCOMP,etc;
5. A manutenção de documentos e a adoção de boas práticas para o controle das obrigações tributárias.

Também, podemos destacar como medidas importantes:

1. Registro correto das operações: É fundamental que a empresa mantenha registros precisos e atualizados de todas as suas operações comerciais, de forma a refletir a realidade fiscal. Isso inclui o registro adequado de notas fiscais, faturas, contratos e demais documentos que comprovem as transações realizadas.
2.   Controle dos prazos e obrigações tributárias: A empresa deve estar atenta aos prazos estabelecidos pela legislação para o cumprimento das obrigações tributárias, como o pagamento de impostos, a entrega de declarações fiscais e a emissão de documentos fiscais. O uso de sistemas de controle e alertas ajudam a garantir que esses prazos sejam cumpridos de forma tempestiva.
3. Arquivamento e guarda dos documentos: A empresa deve adotar procedimentos adequados para o arquivamento e guarda dos documentos fiscais e contábeis. Isso inclui a organização física ou digital dos documentos, a definição de prazos de guarda e a implementação de medidas de segurança para proteger essas informações contra perdas, danos ou acesso não autorizado.

Como Funciona o Compliance Fiscal e a Auditoria Interna?

O compliance fiscal envolve o estabelecimento de políticas e procedimentos internos que garantam a conformidade com a legislação tributária. Além disso, a realização de auditorias internas periódicas contribui para a identificação de possíveis falhas ou irregularidades na gestão tributária.

Algumas práticas relevantes são:

1.   Criação de um código de conduta tributária: A empresa pode estabelecer um código de conduta específico para as questões tributárias, delineando as diretrizes éticas e as regras de conformidade que devem ser seguidas por todos os colaboradores. Isso reforça a importância do compliance fiscal e promove uma cultura de integridade na organização.
2. Realização de auditorias internas: As auditorias internas são ferramentas eficazes para identificar eventuais desvios ou não conformidades na gestão tributária. Elas permitem avaliar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente, identificar áreas de melhoria e mitigar riscos. É recomendável que essas auditorias sejam realizadas por profissionais especializados na área tributária.
3. Monitoramento e atualização das mudanças na legislação: A legislação tributária está sujeita a constantes mudanças. É essencial que a empresa se mantenha atualizada sobre as alterações nas leis e regulamentos tributários. Isso pode ser feito por meio de assessoria jurídica especializada, participação em eventos e treinamentos relacionados à área fiscal.

Além de reduzir riscos da atividade econômica, o compliance e a auditoria interna podem:

1. Revisar de estratégias e posicionamento no mercado;
2. Implementar um sistema de políticas internas respeitando a legislação tributária vigente;
3. Implementar treinamentos de aperfeiçoamento de colaboradores, com foco em otimizar e aprimorar suas funções financeiras e fiscais;
4. Avaliar os efeitos legais das mudanças na legislação e nas operações da empresa;
5. Organizar a gestão de processos administrativos e judiciais;
6. Estabelecer programas de redução de demandas jurídicas na área tributária;
7. Recuperar tributos recolhidos indevidamente ou a maior.

Como Melhorar o Relacionamento com os Órgãos Fiscalizadores?

O relacionamento adequado com os órgãos fiscalizadores é um elemento-chave para a gestão tributária eficiente e o compliance fiscal. Manter uma postura transparente e colaborativa pode reduzir possíveis conflitos e proporcionar benefícios no tratamento das questões fiscais.

Algumas práticas importantes são:

1. Comunicação proativa: A empresa deve estabelecer uma comunicação proativa com os órgãos fiscalizadores, respondendo prontamente a solicitações, prestando informações corretas e colaborando no fornecimento de documentos e esclarecimentos necessários. Isso contribui para a construção de um relacionamento saudável e transparente.
2. Regularização de pendências: Caso sejam identificadas pendências ou irregularidades fiscais, é fundamental que a empresa tome as medidas necessárias para regularizar a situação. Isso pode incluir o pagamento de tributos em atraso, a retificação de declarações ou a busca de acordos com os órgãos fiscalizadores para a quitação de débitos.

Por fim, a gestão tributária eficiente e o compliance fiscal são elementos cruciais para o sucesso e a sustentabilidade das empresas. A implementação de boas práticas nessa área contribui para o cumprimento das obrigações fiscais, a redução de riscos, a recuperação de tributos e a otimização da carga tributária de forma lícita.

O compliance fiscal, por sua vez, estabelece políticas e procedimentos internos que promovem a conformidade com a legislação tributária. Além disso, a realização de auditorias internas periódicas permite identificar falhas ou irregularidades na gestão tributária e implementar as devidas correções.

Em um ambiente cada vez mais regulado, as empresas devem estar atentas às mudanças na legislação tributária e buscar aprimorar constantemente seus processos e controles internos. A adoção de boas práticas de gestão tributária não só fortalece o compliance fiscal, mas também contribui para a reputação da empresa, a mitigação de riscos e a obtenção de vantagens competitivas.

Diante disso, é necessário analisar cada caso concreto por um especialista no assunto, de forma a desenvolver o melhor modelo de gestão para cada tipo de sociedade e economizar recursos.

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